Organize sua mesa em 12 Passos Simples
1 - Agende - pelo menos tres horas para a primeira metade desta missão. Defina o dia e anote na sua agenda. Faça isso Agora! (isso é fundamental, caso contrário esse dia nunca vai chegar, se é que me entende)
No dia programado procure vestir uma roupa mais confortável.
2 – Prepare-se - Coloque sua música favorita para tocar, respire fundo, esfregue uma mão na outra rápida e animadamente. Pronto? Agora comece a retirar tudo de cima e de dentro de sua mesa. Coloque tudo em uma grande pilha no chão. Feito isso, você acabou de liberar sua mesa. Viu, eu disse que seria um ou dois minutos.
3 – Limpe - Faça o melhor que puder, passe um pano úmido ou produto adequado até que sua mesa pareça nova!
4 - Descarte -Pegue um saco de lixo bem grande, sente-se no chão e comece a descartar. Mais de 80% dos papéis que estavam em sua mesa podem provavelmente ir para o lixo. Isto inclui aquela revista de 1975, os mil cartões de negócios que encontrou, a brochura daquele seminário que aconteceu hácinco anos, etc. As únicas coisas que você deve manter são papéis a respeito de seu atual projeto, papéis que podem ser necessários no futuro ou os de referência jurídica futura. Ok, talvez mais um ou dois papéis dos quais você não consegue se despedir. Empilhe o que vai guardar, atrás de você, num local separado.
5 –Continue o Descarte - É provavelmente hora de pegar outra sacola gigante de lixo. Talvez mais duas ou três. Mas continue dispensando a papelada inútil. Você está indo muito bem!
6 – Mais Descarte - Agora comece a jogar fora os jornais, revistas e catálogos velhos. A maioria já deve estar desatualizada, e mesmo que não estejam, provavelmente estarão em alguns dias. De novo, se há um ou dois que não consegue jogar fora tudo bem. Só não guarde quarenta e dois.
7 – Mais um pouco de Descarte - Agora chegamos aos itens que não são papel, isto inclui aquela caneca velha e manchada de café, materiais de escritório sem utilidade, moedas e algumas coisas que você nem consegue identificar. Sugestão:Lixo, lixo e lixo!
8 – Hora do descanso - Saia e arrume alguma coisa para comer, relaxe um pouco, alongue-se. Fuja de sua mesa por pelo menos uma hora. Você merece! Se estiver fora e tiver chance, compre um bloco de papel, um porta caneta, um arquivo vertical , a não ser que tenha uma gaveta de arquivo – para arquivar papéis que utiliza todos os dias, algumas pastas suspensas – se você for organizar seus arquivos diários –, etiquetas e portas-disquete e CD-ROM se você ainda não os tiver.
Quer uma dica legal? Visite www.arquivomagico.com.br . Pode ser a solução para seus problemas com arquivos.
9 - Reorganize - Ao voltar comece a reorganizar as coisas que você quis manter. Esperamos que seja uma pilha pequena. A maioria das coisas que estavam em sua mesa devem estar na lixeira. Categorize e organize os arquivos diários em novas pastas. Etiquete cada uma claramente. Coloque as pastas em seu arquivo vertical. Aqueles papéis que não são usados todo dia devem ser colocados em seu armário de arquivos – isto supondo que você já tenha um sistema de arquivo efetivo. Se não tiver, guarde- os em uma cesta em cima do armário e leia a seção do nosso site www.organizesuavida.com.br sobre como organizar um sistema de arquivo.
10 - Arrume as coisas na mesa - Coloque o telefone de volta sobre a mesa, junto de seu computador se você tiver um. O seu bloco de anotações novinho em folha deve ser colocado próximo ao telefone. Guarde suas canetas e outros materiais no lugar certo, jogue fora toquinhos de lápis e as canetas que não funcionam. Se você tiver espaço para os materiais de escritório em sua mesa, separe uma gaveta pa
José Luiz S. Cunha - Diretor da OZ! Sistemas de Organização.
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